akon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija u članku 16. stavak 4. propisuje rokove čuvanja financijske dokumentacije i financijskih izvještaja. Zakon o radu u članku 5. definira da su poslodavci dužni voditi evidenciju o zaposlenicima te su dužni osigurati dokaz vođenja evidencije o radnicima i o radnom vremenu, sukladno Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima.

Neke rokove propisuje i Opći porezni zakon NN 115/16,106/18, 121/19, 32/20, 42/20 i u slučaju da je u njemu rok za čuvanje dokumentacije duži, uzima se u obzir navedeni duži rok čuvanja dokumentacije.

1.Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije za neprofitne organizacije

1.1. Trajno čuvanje dokumentacije

1.1.1. Bilanca, račun prihoda i rashoda i bilješke uz financijske izvještaje, za udruge koje vode jednostavno knjigovodstvo – godišnji financijski izvještaj primitaka i izdataka.

1.1.2. Obračun plaće (isplatne liste), analitička evidencija o plaćama odnosno zamijenjeno je s obrascem JOPPD kao jedinstvena evidencija o plaćama i drugim primicima zaposlenih i isprave o isplaćenoj plaći, naknadi plaće i otpremnini koje je poslodavac obvezan uručiti radniku nakon isplate, a ako ne isplati plaću, naknadu plaće, mora ih radniku uručiti kao ovršne isprave.

Obrazac JOPPD ujedno je analitička obračunska isprava i prijava propisanih doprinosa i poreza i treba ga trajno čuvati.

1.1.3. Trajno čuvati podatke o plaćama i mirovinskoj osnovici radnika iako su te podatke dostavili Poreznoj upravi i Zavodu za mirovinsko osiguranje.

1.1.4. Matičnu knjigu radnika, tj. evidenciju o zaposlenim radnicima, poslodavci moraju trajno čuvati. Evidenciju o radnom vremenu, koja je podloga za obračun plaće i dodataka na plaću, treba čuvati šest godina, osim u slučaju spora radnika i poslodavca – tada ju treba čuvati do završetka sudskog spora.

1.1.5. Dokumenti o osnivanju, konstituiranju, registraciji, udruživanju, spajanju, pripajanju, diobama, sanaciji, stečaju, likvidaciji, prestanku djelovanja i drugim statusnim promjenama.

1.1.6. Dokumenti o unutarnjoj organizaciji i poslovanju ( statuti, statutarne odluke, pravilnici, poslovnici i sl. zapisnici sa sjednica Skupština i/ili drugih tijela koja odlučuju o načinu poslovanja i dr.)

1.1.7. Imovinsko-pravni dokumenti o nekretninama u posjedu, kupoprodajni i drugi ugovori, izvodi iz zemljišnih knjiga i dr.)

1.2. Čuvanje dokumentacije najmanje 11 godina

1.2.1. Glavna knjiga, dnevnik te isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik, glavnu knjigu i knjigu primitaka i izdataka.

1.3. Čuvanje dokumentacije najmanje 7 godina

1.3.1. Pomoćne knjige i isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige, izuzev knjige primitaka i izdataka, te knjigu blagajne, knjigu ulaznih računa, knjigu izlaznih računa te popis dugotrajne nefinancijske imovine.

1.4. Čuvanje projektne dokumentacije

1.4.1. Neprofitne organizacije imaju dodatnu obvezu čuvanja i arhiviranja projektne dokumentacije sukladno ugovorenom razdoblju s ugovornim tijelom. Sva popratna dokumentacija vezana uz provedbu projekta na raspolaganju za obavljanje revizija i provjera, Komisiji i Revizorskom sudu, na zahtjev, u skladu sa odredbama Uredbe (EU) br. 1303/2013.

1.5. Zaštita privatnosti radnika, elektronički zapis podataka o radniku

1.5.1. Osobni podaci radnika smiju se prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama samo ako je to određeno zakonom ili ako je to potrebno radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom.

1.5.2.Osobni podaci za čije čuvanje više ne postoje pravni ili stvarni razlozi moraju se brisati ili na drugi način ukloniti ( sukladno čl.29. st.5.Zakona o radu), dokazi koji nisu  u izravnoj vezi s radnim odnosom.

1.5.3. Udruga kao poslodavac je dužna HZMO u elektroničku bazu podataka dostaviti podatke o radniku, kao i sve promjene podataka do kojih dođe tijekom trajanja radnog odnosa, sukladno čl. 112 Zakona o mirovinskom osiguranju. Podnošenje prijava radnika na mirovinsko osiguranje je najranije 8 dana prije početka rada, a najkasnije prije početka rada, rok za podnošenje odjava radnika 24 sata od datuma prestanka radnog odnosa. Rok za prijave o promjeni tijekom osiguranja (npr. izmjena ugovora o radu na određeno vrijeme u neodređeno vrijeme, nepuno  u puno radno  vrijeme, promjena prezimena i sl. ) u roku od 24 sata od nastale promjene.

1.6. Čuvanje i arhiviranje poslovne dokumentacije

1.6.1. Udruga može svu poslovnu dokumentaciju čuvati u papirnatom obliku, ali papirnatu građu moguće je pretvoriti u elektronički zapis skeniranjem, što je sve češće u praksi.

1.6.2. U slučaju spajanja, pripajanja, odvajanja ili drugih statusnih promjena udruge, pravni subjekt koji je nastao statusnom promjenom dužan je trajno čuvati dokumentaciju pravnoga prednika.

1.6.3. Udruga može poslovnu dokumentaciju čuvati u bilo kom mjestu u RH ili članici EU, ali da treba biti prihvatljivo raspoloživa dokumentacija poreznom nadzoru i/ili drugom inspekcijskom tijelu.

1.6.4. Rokovi za čuvanje poslovne i financijske dokumentacije započinju sa zadnjim danom  nastanka dokumenta određene poslovne godine.        

1.7. Donošenje internog akta o čuvanju dokumentacije

1.7.1. Arhiviranja elektroničkih dokumenata, načina čuvanja takve dokumentacije treba urediti internim aktom udruge. Udruga bi regulirala i postupak arhiviranja i za papirnu dokumentaciju te rokove čuvanja za ukupnu poslovnu dokumentaciju udruge. Internim aktom bi se trebalo urediti i pitanje izlučivanja i uništenja arhivskog gradiva, sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19).

1.8. Novčano kažnjavanje za prekršaj neprofitnih organizacija

Novčanom kaznom u iznosu od 5000,00 kuna do 200.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj neprofitna organizacija koja vodi dvojno knjigovodstvo, a novčanom kaznom u iznosu od 1000,00 kuna do 50.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj neprofitna organizacija koja vodi jednostavno knjigovodstvo, ako ne čuva financijsku dokumentaciju sukladno propisanim obvezama i rokovima iz Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija.