Udruga kao poslodavac je dužna HZMO u elektroničku bazu podataka dostaviti podatke o radniku, kao i sve promjene podataka do kojih dođe tijekom trajanja radnog odnosa, sukladno čl. 112 Zakona o mirovinskom osiguranju. Podnošenje prijava radnika na mirovinsko osiguranje je najranije 8 dana prije početka rada, a najkasnije prije početka rada, rok za podnošenje odjava radnika 24 sata od datuma prestanka radnog odnosa.

Rok za prijave o promjeni tijekom osiguranja (npr. izmjena ugovora o radu na određeno vrijeme u neodređeno vrijeme, nepuno u puno radno vrijeme, promjena prezimena, naziva poslodavca, kvalifikacije, status osobe s invaliditetom i sl. ) u roku od 24 sata od nastale promjene.

Dakle, poslodavac je u obvezi da sve relevantne promjene podataka do kojih dođe tijekom trajanja radnog odnosa u roku od 24 sata od nastale promjene dostavi u elektroničku bazu podataka HZMO. Dostavljanje promjena u HZMO prethodi promjena aneksom na ugovor o radu s radnikom. Ako se pojavi više promjena aneksa, može se napraviti pročišćeni tekst ugovora o radu kao praktično rješenje.