Na ovo složeno pitanje krenuo sam od Poziva na dostavu projektnih prijedloga udruga i drugih  subjekata kao potencijalnih prijavitelja na pripremu i prijavu prijedloga projekata za financiranje sukladno unaprijed definiranim kriterijima i postupcima za neke od EU fondova (ESF – Europski socijalni fond[i], EFRR – Europski fond za regionalni razvoj, KF – Kohezijski fond..).

Udruga kao prijavitelji u cilju dobivanja financiranja za provedbu projekta sudjeluju po Pozivu na dostavu projektnih prijedloga. Uz Poziv na dostavu projektnih prijedloga   objavljuju se Upute za prijavitelje, Opći i Posebni uvjeti Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava,  Predložak Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava  te drugi relevantni prilozi, najčešće za postupke javne nabave i sl. Objavljeni prilozi uz Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava su obvezujuće naravi kao i Ugovor.

Kada prijavitelj postane uspješni  prijavitelj, nadležno ugovorno tijelo  donosi Odluku o financiranju, a  korisnik potpisuje Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava i odgovoran je za početak, upravljanje, provedbu i rezultate projekta.

„Provedba projekta isključiva je odgovornost Korisnika, čak i kada Korisnik provodi projekt s jednim ili više partnera..…“  ,, Korisnik je dužan osigurati kontinuirano financiranje projekta te snositi sve projektne troškove, osim prihvatljivih troškova koji se Korisniku naknađuju, odnosno plaćaju u skladu s Ugovorom… „ kako se to vrlo jasno utvrđuje  u članku 4.2. i 4.3. Općih uvjeta.  

Zahtjev za nadoknadom sredstava (ZNS) ugovorna je obveza korisnika. ZNS  služi za izvještavanje o napretku projekta, prijava ostvarenih i planiranih troškova tijekom izvještajnog razdoblja. ZNS-om se potražuju isplate sredstava za provedene aktivnosti.

Korisnik je dužan podnositi ZNS  u roku od 15 dana od isteka svaka tri mjeseca od sklapanja Ugovora. ZNS provjerava i potvrđuje [ii] PT2 u roku od 45 dana od primitka, a kod Završnog izvješća od 60 dana. PT2 može zatražiti dodatne informacije, dokumentaciju ili pojašnjenja od korisnika u roku koji ne može biti kraći od 3 niti duži od 10 radnih dana, osim ako PT2 i korisnik ne dogovore drugačije. Vrijeme potrebno za dostavu dodatnih informacija, dokumentacije ili pojašnjenje od korisnika ne utječe na tijek roka unutar kojeg PT2 provjerava ZNS, odnosno Završni izvještaj.

Rok[iii] za izvršenje plaćanja Korisniku je 30 dana[iv] od dana isteka roka za pregled predmeta obveze, odnosno 30 dana od dana isteka roka za provjeru ZNS-a.

U završnim odredbama Općih pravila[v] se utvrđuje da se na Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava primjenjuje pravo RH. U rješavanju sporova, kako se navodi u završnim odredbama Općih pravila  „ Strane moraju učiniti sve što je u njihovoj moći kako bi se eventualni sporovi riješili mirnim putem.“

Provedba projekta isključiva je odgovornost korisnika, korisnik je dužan osigurati kontinuirano financiranje projekta te snositi sve projektne troškove, osim prihvatljivih troškova koji se korisniku naknađuju, odnosno plaćaju u skladu s Ugovorom.

Ukoliko se ne poštuju ugovoreni rokovi  provjere i potvrđivanja, odnosno plaćanja ili neka druga sporna situacija iz ugovora, potrebno je:

– otvoriti komunikaciju pisanim putem s UT, predložiti održavanje radnog sastanka u svrhu postizanja mirnog rješenja spora. Postupak mirnog rješavanja spora može pokrenuti bilo koja strana dostavljanjem zahtjeva za mirno rješavanje spora ostalim stranama, a sve u rokovima kako se to navodi[vi] u članku 28.2. Općih pravila.

U slučaju neuspjeha mirnog rješavanja  spora, svaka strana može pokrenuti spor pred nadležnim sudom u Republici Hrvatskoj;

– u provjeri na licu mjesta po provedbenom tijelu, preporučljivo je  da korisnik projekta pravovremeno pripremi korisnikova stajališta o eventualno  spornom pitanja ta da to postane sastavni dio zapisnika provjere na liscu mjesta;

– u Završnom  izvješću projekta svakako  u opisu problema tijekom provedbe, apostrofirajući i ne/poštivanje rokova, pitanje nelikvidnosti , niskog postotka predujma i slična pitanja i

– traženje povećanja postotka predujma sa 40% na 60% tim prije što ukupan zbroj isplaćenog predujma i među-plaćanja ne može biti više od 90% ugovorenog iznosa bespovratnih sredstava, a razlika isplaćenih sredstava do iznosa ugovorenih bespovratnih sredstava izvršava se na temelju Završnog ZNS-a, nakon cjelokupno opravdanog isplaćenog predujma. S predujmom najvišeg iznosa  od 40% stvara udrugama probleme likvidnosti. Opća pravila[vii] ostavljaju mogućnost da predujam bude višeg postotka od postojećeg. Predstavnici civilnog sektora u  Odbora za praćenje OPULJP-a bi trebali inicirati označeno povećanje predujma kao što je to  napravljeno aneksima  u srpnju 2019. godine za ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava udrugama.

[i] U daljnjem tekstu u načelu se referiram na ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava iz ESF-a
[ii]  Čl.16.5 Općih uvjeta
[iii] Ako je rok određen na dane, u rok se ne uračunava dan kad je dostava ili priopćenje obavljeno, odnosno dan u koji pada događaj otkad treba računati trajanje roka, već se za početak roka uzima prvi idući dan. Ako posljednji dan roka pada na državni blagdan u Republici Hrvatskoj ili u subotu odnosno nedjelju, rok istječe protekom prvoga idućeg radnog dana

 
[iv]  čl.16.11.Općih uvjeta
[v] Članci 27 i 28 završnih odredbi Općih pravila
[vi] Komunikacija vezana uz postupak mirenja odvija se pisanim putem, a u slučaju održavanja sastanaka u svrhu postizanja mirnog rješenja spora sastavlja se zapisnik. Postupak mirnog rješavanja spora može pokrenuti bilo koja strana dostavljanjem zahtjeva za mirno rješavanje spora ostalim

stranama. U zahtjevu strana obrazlaže svoje stajalište vezano uz spor, a druge strane na zahtjev

odgovaraju u roku od 15 dana od dana njegova primitka. Ako jedna od strana ne odgovori, ili ne

pristane na prijedlog mirnog rješavanja spora u navedenom roku, ili ako sporazum nije postignut u

roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva za mirnim rješenjem spora, smatra se da postupak

sporazumnog rješavanja spora nije uspio, o čemu svaka strana drugim stranama može uputiti pisanu obavijest.

 
[vii] Čl.15.1. Općih uvjeta: Mogućnost, iznosi i uvjeti za podnošenje zahtjeva za plaćanje predujma određeni su u Posebnim uvjetima